Elektroniniai dokumentai Lietuvoje
Dokumentų valdymo sprendimų srityje dirbu jau penkerius metus ir pastebėjau, kad dažniausiai kartojamos ir labiausiai mistifikuotos frazės yra elektroninis dokumentas bei elektroninis parašas. Dažnai girdžiu įmonių (ypatingai valstybinių įstaigų) vadovų norus “pereiti prie elektroninių dokumentų valdymo”, tačiau daugiau padiskutavus paaiškėja, jog jie nevisiškai supranta, kas tai yra arba kam jiems to reikia. Taip pat, suvokimo spragų neretai aptinku bendraudamas ir su kitais įvairių sričių specialistais, kolegomis bei draugais.
Nusprendžiau pasidalinti su Jumis savo patirtimi ir šiame bloge papasakoti plačiau apie šį populiarėjantį reiškinį - pristatyti pagrindines sąvokas bei teisinius aspektus, apžvelgti realią situaciją Lietuvoje, panagrinėti privalumus bei trūkumus.
Pirmiausiai reikėtų įsidėmėti, jog Lietuvoje elektroniniu parašu patvirtintas elektroninis dokumentas turi pilną teisinę galią kaip ir popierinis dokumentas.
Kalbant apie skirtumus akivaizdu, kad įprastas popierinis dokumentas nuo elektroninio skiriasi laikmena - pirmojo informacija užfiksuota ant popieriaus, antrojo - kompiuteryje. Analogiškai, popierinis dokumentas yra tvirtinamas pasirašant įprastu būdu (su rašymo priemone), elektroninis - elektroniniu parašu. Atrodytų viskas labai paprasta, tačiau realybėje iškyla tam tikrų niuansų:
- Nuskenuoto popierinio dokumento parašas kompiuterinėje laikmenoje netenka savo teisinės galios, todėl dokumentas patekęs į kompiuterį tampa ne elektroniniu dokumentu, o skaitmenine dokumento kopija. Taigi, nors visa informacija bei parašo atvaizdas yra užfiksuoti nuskenuotame faile, pats dokumentas nėra pilnavertis ir tuomet privalu turėti originalą - popierinę versiją.
- Atspausdintas elektroninis dokumentas praranda savo elektroninio parašo galią ir tampa nepatvirtinta kopija. Taip yra ne tik dėl to, kad elektroninis parašas neturi popierinio pavidalo. Svarbu suprasti esminį principą - elektroniniai dokumentai gyvuoja tik elektroninėje erdvėje. Taigi, kompiuteriu parengtas bei elektroniškai patvirtintas dokumentas visą savo gyvavimo ciklą (įskaitant archyvavimą bei ilgalaikį saugojimą) turi būti elektroninėje formoje.
Šiuos du niuansus išskyriau pirmiausiai, kadangi čia bene dažniausiai ir daromos esminės suvokimo klaidos. Plačiau apie realią elektroninių dokumentų naudojimo situaciją Lietuvoje - kitame įraše.
O ar Jums jau teko susidurti su elektroniniais dokumentais?
